Der Comfort Letter ist ein Schreiben des Wirtschaftsprüfers, adressiert an den Auftraggeber (i. d. R. den Emittenten) und die prospektverantwortlichen Emissionsbanken, mit den Ergebnissen zu gesondert vereinbarten Untersuchungshandlungen zu bestimmten in einem Prospekt enthaltenen Finanzangaben im Zusammenhang mit einer Emission von Wertpapieren. Die nachfolgenden Ausführungen basieren auf einem nach dem deutschen IDW Prüfungsstandard „Grundsätze für die Erteilung eines Comfort Letter“ (IDW PS 910) erteilten Comfort Letter.
Funktion des Comfort Letter
Zur Vorbereitung von IPOs werden – häufig nach gesetzlichen Vorgaben – Prospekte erstellt, in denen Informationen über den Emittenten (so auch Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, Zwischenabschlüsse, ggf. Pro-Forma-Finanzinformationen, zusätzliche Abschlusselemente usw.) und über die zum Kauf angebotenen Wertpapiere aufgeführt werden. In Deutschland sind gemäß §§ 44 und 45 BörsG jene, die für den Prospekt Verantwortung übernommen haben und jene, von denen der Erlass des Prospekts ausgeht, für Vollständigkeit und Richtigkeit des Prospekts verantwortlich. Die Einholung des Comfort Letter dient den Prospektverantwortlichen – neben anderen Maßnahmen – als Nachweis, dass sie bei der Prospekterstellung mit der erforderlichen Sorgfalt vorgegangen sind (Due Diligence Defense).
Auftrag zur Erteilung eines Comfort Letter
Der Auftrag zur Erteilung eines Comfort Letter wird in Deutschland im Allgemeinen vom Emittenten erteilt. Es gibt keinerlei gesetzliche Regelungen, welche die Erteilung eines Comfort Letter im Rahmen eines IPOs vorschreiben oder seinen Inhalt regeln. Indes vereinbaren die im Comfort Letter adressierten Emissionsbanken mit dem Emittenten bereits im Vorfeld des IPOs im Allgemeinen, dass der Emittent den Wirtschaftsprüfer mit der Erteilung eines Comfort Letter beauftragen wird. Die Haftung des Wirtschaftsprüfers richtet sich nach den im Auftragsverhältnis mit dem Emittenten getroffenen Vereinbarungen. Infolge des Einbezugs der Banken in den Schutzbereich des Auftrags kann die Haftung gegenüber den Emissionsbanken und dem Emittenten unterschiedlich geregelt werden. Die in Klammern und in kursiver Schrift gesetzten Daten zeichnen beispielhaft den zeitlichen Aufbau eines Comfort Letter und die dort angesprochenen Abschlüsse und Finanzinformationen nach.
Formale Grundbestandteile des Comfort Letter
>Adresse
Besonderheit des Comfort Letter ist, dass die Emissionsbanken neben dem Emittenten Adressaten des Comfort Letter sind, in Deutschland indes im Allgemeinen nicht den Auftrag zur Abgabe eines Comfort Letter erteilen.
>Datum des Comfort Letter (Signing Date)
Der Comfort Letter wird auf den Tag seiner Erteilung datiert (so. z. B. hier der 6. September 2008; die folgenden Datumsangaben sind Beispiele und aufeinander abgestimmt). Im Rahmen der Planung des IPOs ist zu berücksichtigen, wann der Comfort Letter erteilt werden soll und ob ggf. mehrere Comfort Letter zu verschiedenen Zeitpunkten während der Transaktion erteilt werden sollen. Mögliche Zeitpunkte sind bspw. das Datum des (von der relevanten Behörde genehmigten) Prospekts (6. September 2008), Durchführung der
Kapitalerhöhung, Festlegung des Emissionspreises oder die Auszahlung des Emissionserlöses an den Emittenten.
>Adresse
Im Betreff wird auf das zugrunde liegende IPO
eingegangen.
>Adresse
Im einleitenden Abschnitt werden die Abschlüsse (HGB-Konzernabschluss zum 31. Dezember 2005, IFRS-Konzernabschlüsse zum 31. Dezember 2006 und 2007 sowie HGB-Jahresabschluss zum 31. Dezember 2007) bzw. Finanzinformationen des Emittenten dargestellt, die (zumindest teilweise) im Prospekt abgebildet bzw. per Referenz in den Prospekt einbezogen wurden und vom Wirtschaftsprüfer einer Prüfung oder einer prüferischen Durchsicht (im Sinne der §§ 37w Abs. 5 und 37x Abs. 3 S. 3 WpHG im Falle von Kapitalerhöhungen
bei bereits am regulierten Markt zugelassenen Unternehmen) unterzogen wurden und für die vom Wirtschaftsprüfer ein Bestätigungsvermerk bzw. eine Bescheinigung erteilt wurden.
>Feststellung der Unabhängigkeit des Wirtschaftsprüfers
>Verwendungszweck
Der Comfort Letter ist allein für die Adressaten des Comfort Letter bestimmt, soweit sie für den Inhalt des Prospekts verantwortlich sind. Er dient zur Information und Unterstützung bei der Durchführung und Dokumentation der eigenen Untersuchungen der Adressaten hinsichtlich der Geschäftstätigkeit des Emittenten im Zusammenhang mit dem IPO. An diese Begrenzung des Verwendungszwecks knüpft die Verpflichtung der Adressaten, den Comfort Letter vertraulich zu behandeln.
>Datum des Abschlusses der Untersuchungshandlungen (Cutoff Date)
Mit dem Cutoff Date (3. September 2008) wird der Zeitpunkt festgelegt, zu welchem die für Zwecke der Erteilung des Comfort Letter vom Wirtschaftsprüfer durchzuführenden Untersuchungshandlungen abgeschlossen werden. Der Cutoff Date liegt i. d. R. ein bis drei Arbeitstage vor dem Signing Date (6. September 2008) des Comfort Letter. Folglich sind vom Unternehmen ggf. noch am Tag der Erteilung des Comfort Letter Daten zu liefern und vom Wirtschaftsprüfer entsprechende Untersuchungshandlungen durchzuführen, um den Informationsstand zum Cutoff Date zu erfassen.
>Hinweis auf den der Erteilung des Comfort Letter zugrunde liegenden Prüfungsstandard
Der im März 2004 verabschiedete IDW PS 910 (IDW Prüfungsstandard „Grundsätze für die Erteilung eines Comfort Letter“) hat sich für in Deutschland stattfindende IPOs als der allein maßgebliche Standard etabliert. Sofern ein sog. Private Placement in den USA (gemäß Rule 144A des Securities Act) durchgeführt wird, wird der Wirtschaftsprüfer meist beauftragt, für Zwecke dieses Private Placement einen zweiten Comfort Letter zu erteilen, der sich am amerikanischen Comfort-Letter-Standard SAS 72 (U.S. Auditing Standards AU 634 „Letters for Underwriters and Certain Other Requesting Parties“) orientiert. Im Falle der Erteilung von auf unterschiedlichen Standards basierenden Comfort Letter ist eindeutig zu definieren, auf welche Teile der Kapitalmarkttransaktion sich die jeweiligen Comfort Letter beziehen. Weiter ist infolge der ggf. von dem jeweiligen Comfort-Letter-Standard abhängigen unterschiedlichen Bedingungen für die erstmalige Erteilung des Comfort Letter darauf zu achten, zu welchen Zeitpunkten die jeweiligen Comfort Letter erteilt werden können und sollen.
>Hinweis auf das anwendbare Recht, das der Erteilung des Comfort Letter zugrunde liegt, und vereinbarter Gerichtsstand
Mögliche weitere Bestandteile des Comfort Letter
Die im IDW PS 910 genannten Untersuchungshandlungen stellen keinen obligatorischen Katalog durchzuführender Untersuchungshandlungen, sondern einen „Baukasten“ derselben dar. Art und Umfang der für Zwecke des Comfort Letter berichteten Untersuchungshandlungen sind u. a. von folgenden Kriterien abhängig:
- Zeitplan der Transaktion und hier insbesondere das Datum des Prospekts Beispielsweise kann sich die Frage der Erstellung eines Zwischenabschlusses, dessen Aufnahme in den Prospekt sowie dessen prüferische Durchsicht durch den Wirtschaftsprüfer i. d. R. nur dann ergeben, wenn zwischen dem Stichtag des letzten
geprüften Abschlusses und dem Datum des Prospekts mehr als drei Monate verstrichen sind; - Möglichkeiten und Bereitschaft des Emittenten, die zu untersuchenden Daten in der notwendigen Qualität
zu erstellen und zu den jeweiligen Zeitpunkten, an denen Comfort Letter erteilt werden sollen,
zu aktualisieren; - Beauftragung des Wirtschaftsprüfers durch den Emittenten.
Die für Zwecke des Comfort Letter durchgeführten Untersuchungshandlungen sollen hauptsächlich den Zeitraum zwischen dem Stichtag des letzten geprüften Abschlusses (31. Dezember 2007) und dem Cutoff Date des Comfort Letter (3. September 2008) (Folgeperiode) abdecken. Mit den nachfolgend dargestellten
Untersuchungshandlungen soll i. d. R. die Unsicherheit über die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens nach dem Stichtag des letzten geprüften Abschlusses reduziert werden. Folgende Untersuchungshandlungen können Bestandteil des Comfort Letter sein:
>Kritisches Lesen der Protokolle von den Sitzungen der Gesellschaftsorgane
Die Protokolle der Sitzungen der Gesellschaftsorgane und ggf. ihrer Ausschüsse des Emittenten im Zeitraum zwischen dem Stichtag des letzten geprüften Abschlusses (31. Dezember 2007) und dem Cutoff Date (3. September 2008) können vom Wirtschaftsprüfer kritisch gelesen werden.
>Prüferische Durchsicht eines (Konzern-) Zwischenabschlusses
Dieser i. d. R. in den Prospekt aufgenommene (Konzern-) Zwischenabschluss (IFRS-Konzernzwischenabschluss
zum 30. Juni 2008) schließt zeitlich an den letzten geprüften (Konzern-)Abschluss (IFRS-Konzernabschluss zum 31. Dezember 2007) an. Emittenten, die für Zwecke des Börsengangs erstmals einen (Konzern-)Abschluss nach IFRS erstellt haben und/oder unterjährig bisher keine derartigen Zwischenabschlüsse erstellt haben, sollten beachten, dass bspw. ein nach IAS 34 erstellter vollständiger Zwischenabschluss auch Vergleichszahlen für die entsprechende Vorjahresperiode enthalten muss. Der meist hohe zeitliche Aufwand für die Erstellung des Zwischenabschlusses und insbesondere oben angeführter Vergleichszahlen sowie der anschließend durchzuführenden prüferischen Durchsicht ist in der Planung des IPOs unbedingt einzubeziehen.
>Kritisches Lesen der Monatsberichte und Befragung der für das Rechnungswesen des Emittenten
verantwortlichen Personen
Die Monatsberichte (IFRS-Konzernmonatsberichte für Juli 2008 und 2007) decken einen Zeitraum ab, der nach dem Stichtag des letzten geprüften Abschlusses oder – sofern vorhanden – nach dem Stichtag des letzten Zwischenabschlusses (IFRSKonzernzwischenabschluss zum 30. Juni 2008) beginnt. Die Monatsberichte werden prinzipiell nach den gleichen Rechnungslegungsgrundsätzen aufgestellt wie der letzte geprüfte (Konzern-)Abschluss bzw. ggf. der letzte (Konzern-)Zwischenabschluss, also i. d. R. nach International Financial Reporting Standards (IFRS). Der Wirtschaftsprüfer unterzieht die Monatsberichte einem kritischen
Lesen und befragt die für das Rechnungswesen des Emittenten verantwortlichen Personen, ob bei der Erstellung dieser Monatsberichte im Wesentlichen die gleichen Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze angewendet wurden wie bei der Aufstellung der (des) letzten geprüften Abschlüsse bzw. des letzten geprüften Abschlusses. Der Emittent muss in der Planung des IPO-Prozesses – insbesondere bei einer erst für die Zwecke des IPOs durchgeführten Umstellung auf IFRS und einer zuvor meist nicht vorhandenen monatlichen Berichterstattung nach IFRS – berücksichtigen, dass die Erstellung der Monatsberichte nach IFRS, insbesondere die der Gewinn- und Verlustrechnungen für die entsprechenden Monate im Vorjahr, sowie das kritische Lesen durch den Wirtschaftsprüfer einen erheblichen Aufwand bedeuten können.
>Befragungen des Managements zu Veränderungen von im Einzelfall zu bestimmenden Abschlussposten
Der Wirtschaftsprüfer kann das Management zu Veränderungen von im Einzelfall zu bestimmenden Abschlussposten befragen. Für Bilanzposten wird der Stichtag des letzten geprüften (Konzern-)Abschlusses
oder – sofern vorhanden – der Stichtag des letzten erstellten (Konzern-)Zwischenabschlusses (30. Juni 2008) mit dem Stichtag des letzten Monats der Monatsberichte (31. Juli 2008) und ggf. mit dem Cutoff Date (3. September 2008) verglichen. Weiter können für die Posten der Gewinn- und Verlustrechnung die nach dem Stichtag des letzten erstellten (Konzern-)Zwischenabschlusses (30. Juni 2008) durch die Monatsberichte abgedeckten Monate und Vorjahresmonate (Juli 2008 versus Juli 2007) und ggf. die Zeiträume zwischen
dem Stichtag des letzten erstellten (Konzern-) Zwischenabschlusses bis zum Cutoff Date (1. Juli 2008 bis 3. September 2008 versus 1. Juli 2007 bis 3. September 2007) miteinander verglichen werden. Art und Umfang der Berichterstattung des Wirtschaftsprüfers richten sich nach Umfang und Qualität der vom Unternehmen generierten Daten. Insbesondere hinsichtlich der Entwicklung von Daten am Cutoff Date dürften vom Emittenten deutlich weniger Daten in der notwendigen Qualität generiert werden können, um den Wirtschaftsprüfer seinerseits im Comfort Letter über deren Entwicklung berichten zu lassen. Gemäß der sog. 135-Tage-Regel kann der Wirtschaftsprüfer, wenn der als „Change Period“ bezeichnete Zeitraum zwischen dem Stichtag des letzten geprüften oder – sofern jünger – einer prüferischen Durchsicht unterzogenen Abschlusses (30. Juni 2008) und dem Cutoff Date (3. September 2008) bis zu 134 Tage beträgt, für die oben genannten Veränderungen von Abschlussposten eine negativ formulierte Aussage (Negative Assurance)
abgeben. Beträgt die Change Period mehr als 134 Tage, darf keine Negative Assurance zu Veränderungen von Abschlussposten mehr abgegeben werden. Es besteht für den Wirtschaftsprüfer die Möglichkeit, über die Befragungen des Managements in Form einer Wiedergabe der Antworten des Managements (sog. Factual Findings) zu berichten. Die Berechnung der 134 Tage erfolgt im IDW PS 910 mit Hilfe der vereinfachenden Annahme von 30 Tagen für einen abgelaufenen Monat (Ablauf der 134 Tage am 14. November 2008 beim Ausgangspunkt 30. Juni 2008), während gemäß dem amerikanischen Standard SAS 72 die einzelnen Tage gezählt werden (Ablauf der 134 Tage am 11. November 2008).
>Formeller Abgleich (Tickmark, Circle) von Zahlenangaben im Prospekt mit Zahlenangaben des Emittenten
Der Wirtschaftsprüfer wird im Allgemeinen beauftragt, festzustellen, ob die im jeweiligen Einzelfall von den Emissionsbanken zu bestimmenden, im Prospekt enthaltenen Zahlen mit jenen in den zugrunde liegenden Abschlüssen bzw. mit jenen anderer Unterlagen übereinstimmen (Feststellung der schlichten 1:1-Übernahme von Zahlen in den Prospekt). Weiter wird er i. d. R. für im Prospekt enthaltene Zahlen, die aus Zahlen von zugrunde liegenden Abschlüssen bzw. anderen Unterlagen abgeleitet sind, die Richtigkeit dieser Zahlen nachrechnen und ggf. bestätigen. Es können nur solche Zahlen einen Tickmark erhalten, die aus der vom
rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystem erfassten Finanzbuchhaltung des Emittenten stammen. Ein Tickmark von Zahlen im Prospekt, die nicht aus vom Wirtschaftsprüfer geprüften oder einer prüferischen Durchsicht unterzogenen Abschlüssen bzw. Finanzinformationen stammen, ist somit begrenzt. Daten aus Management- Informationssystemen kommen für einen Tickmark i. d. R. nicht in Betracht. Nicht tickmarkfähige
Zahlen sind bspw. Daten aus den Unterlagen des Emittenten, die nicht der Finanzbuchhaltung entstammen (zB. Quadratmeter der Verkaufsfläche, Zahl der Filialen), Daten aus Verträgen sowie Daten aus den Prüfungsberichten und Unterlagen des Wirtschaftsprüfers. Wichtig ist hier eine rechtzeitige Abstimmung zwischen den Beteiligten, da die Frage des Tickmarks bei den Prospektverantwortlichen ggf. Einfluss auf die Aufnahme von Daten in den Prospekt haben kann.
>Kritisches Lesen der Anhänge von Vorjahresabschlüssen
Der Wirtschaftsprüfer kann beauftragt werden, die Anhänge der im Prospekt veröffentlichten Jahres- bzw. Konzernabschlüsse des Emittenten darauf kritisch zu lesen, ob diese Anhänge Angaben zu Fehlerkorrekturen in laufender Rechnung enthalten. Er kann über das Ergebnis des kritischen Lesens in Form von Factual Findings berichten.
>Untersuchungshandlungen zur Feststellung bestätigungsvermerksrelevanter Ereignisse
Die Untersuchungshandlungen zur Feststellung bestätigungsvermerksrelevanter Ereignisse sind darauf gerichtet, für einen Zeitraum zwischen Erteilung des Bestätigungsvermerks für eine Prüfung eines Abschlusses im abgelaufenen Geschäftsjahr (bspw. IFRS-Konzernabschluss zum 31. Dezember 2007) und i. d. R. dem Cutoff Date festzustellen, ob dem Emittenten in diesem Untersuchungszeitraum Ereignisse bekannt geworden sind, die nach Beurteilung des Abschlussprüfers dazu geführt hätten, dass der für den letzten Abschluss erteilte Bestätigungsvermerk nicht in der jeweiligen Form oder mit dem jeweiligen Inhalt hätte erteilt werden dürfen, wenn dem Abschlussprüfer diese Ereignisse bereits zum Zeitpunkt der Erteilung des Bestätigungsvermerks bekannt gewesen wären. Eine Erhebung solcher möglicher Ereignisse durch den Emittenten sowie ihre Feststellung durch den Abschlussprüfer stellt an beide hohe Anforderungen, da hier für
einen rein zufällig durch das Datum des Bestätigungsvermerks (10. März 2008) und das Cutoff Date (3. September 2008) bestimmten Zeitraum in einer fiktiven Betrachtungsweise zwischen
- Ereignissen, die in der Rechnungslegung des laufenden Jahres (2008) abzubilden sind, weil sie neue, wertverändernde Verhältnisse nach dem Abschlussstichtag begründen (wertbegründende Ereignisse) und
- Ereignissen, die nachträglich bessere Erkenntnisse über die Verhältnisse zum Abschlussstichtag (des IFRS-Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2007) liefern (wertaufhellende Ereignisse)
unterschieden werden muss. Bestätigungsvermerksrelevant sind allein wertaufhellende Ereignisse. Im IDW PS 910 findet sich eine umfangreiche Auflistung entsprechender Untersuchungshandlungen.
KOSTEN FÜR DIE ERTEILUNG EINES COMFORT LETTER
Neben den vom Abschlussprüfer erhobenen Gebühren für die Erteilung eines Comfort Letter sind insbesondere die beim Emittenten anfallenden internen Kosten sowie die ggf. im Abstimmungsprozess zum Comfort Letter bei weiteren Beteiligten (bspw. Rechtsanwälte und Berater) anfallenden Aufwendungen zu berücksichtigen. Folgende Faktoren bestimmen eben genannte Kosten:
- Umfang der für Zwecke des Comfort Letter vom Unternehmen zu erstellenden Daten und der damit i. d. R. korrespondierende Umfang der vom Wirtschaftsprüfer durchzuführenden Untersuchungshandlungen
- Anzahl der vom Wirtschaftsprüfer abzugebenden Comfort Letter
Weitere Comfort Letter zu späteren Zeitpunkten verlangen vom Unternehmen einen Update der Daten sowie ggf. die Erstellung zusätzlicher Daten und vom Wirtschaftsprüfer die entsprechenden Untersuchungshandlungen - Die Bezugnahme im Comfort Letter auf oft vom Emittenten für sog. International Private Placements erstellte englischsprachige Prospekte erhöht für Unternehmen wie auch für den Wirtschaftsprüfer den Arbeitsaufwand
- Die Abgabe eines zusätzlichen Comfort Letter nach einem anderen Standard (bspw. dem amerikanischen
Standard SAS 72) erhöht insbesondere i. d. R. beim Wirtschaftsprüfer den Aufwand - Haftungsumfang des Wirtschaftsprüfers gegenüber den Emissionsbanken, wie er im Auftrag zur Erteilung des Comfort Letter vereinbart wird
- Verzögerungen und Unterbrechungen im IPOProzess verlangen vom Unternehmen wie vom Wirtschaftsprüfer teilweise ein erneutes „Aufsetzen“ in ihren Arbeiten und ggf. infolge des zeitlichen Ablaufs fest vorgegebener Fristen die Erstellung und die Untersuchung zusätzlicher und aktualisierter Daten
Autor: Günter Doleczik
PDF: Comfort Letter
