Die erste Hauptversammlung nach dem IPO hat eine besondere Bedeutung: Für die meisten der neuen Aktionäre ist eine Neuemission zunächst nicht mehr als eine Anlageempfehlung oder eine Depotposition. Die Hauptversammlung ist der Tag, an dem der Aktionär zum ersten Mal wirklichen Kontakt mit „seiner“ Gesellschaft bekommt. Die abstrakte Depotposition wird greifbar, bekommt ein Gesicht, kann mit handelnden Personen verbunden werden. Und es gilt: Der erste Eindruck im Leben wirkt immer sehr nachhaltig.
Rechtzeitige Planung ist alles
Die Hauptversammlung kann nicht rechtzeitig genug geplant werden. Man plant diese bereits im laufenden Geschäftsjahr für das kommende Jahr, denn wenn erst die gesetzlichen Fristen vor der Hauptversammlung greifen, kommt noch genug Hektik auf. Was man vorziehen kann, sollte man vorziehen.
Wichtige erste Schritte:
- Location suchen. In der Hauptsaison sind oft 30 Hauptversammlungen und mehr an einem Tag. Die Engpässe sind dabei nicht zu unterschätzen! Ideal: Location mit Hauptversammlungs-Erfahrung. Das erleichtert die Arbeit.
- Internes Team zusammenstellen. Die Hauptversammlung ist keine One-Woman/Man-Show!
- Termin festlegen. Alle Beteiligten dabei berücksichtigen, also nicht nur Vorstand und Aufsichtsrat, sondern auch die Experten im Backoffice und die Externen, z. B. Notar, Wirtschaftsprüfen, Anwälte.
- Charakter festlegen: Pflichtveranstaltung oder Showtag für die Aktionäre? Und darauf aufbauend: Budget festlegen. Wobei die Fixkosten aufgrund gesetzlicher Vorgaben immer gegeben sind Anzeigen, Einladung, Versand, Notar etc.), die man nicht oder kaum beeinflussen kann.
- Hauptversammlungs-Dienstleister auswählen. Man sollte beim ersten Mal nicht das Risiko eingehen, wegen eines Formfehlers die Hauptversammlung wiederholen zu müssen. Expertenrat ist gefragt. Ein Auswahlkriterium ist die Kundenstruktur des Dienstleisters. Wenn man sich da wiederfindet, könnte er passen. Wichtig noch: Die Erfahrung – 40 bis 50 Hauptversammlungen pro Jahr sind das Minimum.
Keine Experimente
Die Bodenhaftung nicht verlieren. Mehr Pflicht als Kür, kein technologischer Schnickschnack, kein Neuland betreten. Die Präsentation des Unternehmens ist wichtig, aber eines muss immer klar sein: Die Hauptversammlung ist kein Tag der offenen Tür mit allen kreativen Freiheiten. Sie läuft nach klar strukturierten Regeln, Fristen und Formvorschriften ab. Der kleinste Verstoß, und die ganzen tollen Präsentationselemente versinken in der Bedeutungslosigkeit, denn neben dem materiellen Schaden haben immer das Unternehmen und der Vorstand im Wiederholungsfall den Imageschaden. Daher ist gerade von der rechtlichen Seite eine Absicherung zwingend, selbst bei rein organisatorischen Maßnahmen. Eine nicht kontrollierte Fluchttür kann schon zur irreparablen Achillesferse werden.
Der erste Eindruck
Trotz Beachtung aller rechtlichen Spielregeln kann man bei der 1. Hauptversammlung positive Akzente setzen. Einige Beispiele:
- Freundliches, kompetentes und gut vorbereitetes Personal im Registrierungsbereich
- Eine interessante Vorstandspräsentation, die neben den gesetzlichen Pflichtelementen verdeutlicht, was das Unternehmen macht
- Wenn vorhanden, einen Unternehmensfilm zeigen
- Attraktive Produkt- oder Dienstleistungspräsentationen im Foyer
- Und: das Wichtigste – ein (angemessenes!) Catering.
Autor: Dr. Achim Biedermann
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